Bart Tanke van Saton Optiek vertelt over zijn gebruikerservaring.

Een vak-opticien moet zijn ambacht zo goed mogelijk kunnen uitoefenen. Kennis en kunde is vanzelfsprekend, maar een optimale interne bedrijfsvoering is daarbij van essentieel belang. In dit zesde deel van de 10-delige online special over het Apollo Optics pakket van B&F Groep, meer over de centrale inzichtelijkheid.

Bart Tanke van Saton Optiek vertelt over zijn gebruikerservaring.


Eyeline: “Hoe lang gebruiken jullie Apollo al?”
Bart: “Voordat ik hier kwam werken, ruim 6 jaar geleden, werd er al gebruik gemaakt van Apollo. Bijna 20 jaar hebben wij een samenwerking met BNF.”

Eyeline: “Waarom dit softwaresysteem?”
Bart: “We willen een systeem waarbij alle vestigingen hetzelfde automatiseringspakket gebruiken. Onze keuze is vooral gebaseerd op basis van de compleetheid van het pakket. We werken nu met de nieuwe variant, ApolloCS.”

Eyeline: “Wat betekent ApolloCS voor jullie?”
Bart: “ApolloCS zorgt voor de juiste koppelingen met alle benodigde apparatuur. Ons werkproces wordt daardoor geoptimaliseerd. Daarnaast willen we rapportages kunnen maken van managementinformatie, maar ook rapporten om klanten aan te kunnen aanschrijven voor marketingdoeleinden. Het klinkt wat zwaar, maar ApolloCS is voor ons een ERP-systeem. Alle processen lopen via deze software.”

Eyeline: “Kunt u wat vertellen over de centrale inzichtelijkheid die hierbij komt kijken?”
Bart: “Door ApolloCS kunnen we, ongeacht op welke vestiging de klant ons bezoekt, uniforme klantgegevens bekijken. Wel zo professioneel en wat de klant van ons mag verwachten. Je hebt alle gegevens bij de hand en de klant hoeft niet nogmaals haar  verhaal te vertellen. Doordat alles overzichtelijk bij elkaar is, stimuleer je ook de onderlinge samenwerkingen tussen de vestigingen. Iets wat zeer positief is, want we zijn één bedrijf met hetzelfde doel.”

Eyeline: “Van welke opties van het ApolloCS-pakket maken jullie gebruik?”
Bart: “We gebruiken bijna alle opties. Vooral het online afsprakenboek wordt erg gewaardeerd door klanten. Het is een mooie feature en je genereert een soort lead voor  de winkels; het begint bij een meetafspraak. De mogelijkheid om online een afspraak te kunnen maken hoort bij deze tijd. Met de module kun je online oriënterende klanten verleiden om een afspraak te maken. De marketing module gebruiken we indirect.  Mailingselecties en het verwerken van de mailing hebben we uitbesteed aan Loyalty Lab, maar zij werken weer nauw samen met ApolloCS. Het enige wat we niet gebruiken is de abonnementen module.”

Eyeline: “Hoe vaak gebruiken jullie het systeem?”
Bart: “Dagelijks. Denk bijvoorbeeld aan een opticien die acht uur werkt en een aantal oogmetingen doet. Tijdens de oogmetingen gebruikt hij/zij ApolloCS, tijdens het orderproces, maar ook voor het afrekenen. Ik denk dat een opticien dus de helft van de tijd in het ApolloCS-systeem zit of het in ieder geval heeft openstaan. ApolloCS maakt onderdeel uit van het primaire proces.”

Eyeline: “Wat vindt u prettig aan ApolloCS?”
Bart: “Het gemak van een centrale database, dat alles op een plek te vinden is. Voor mij is het echt een must. We kunnen klantdata oproepen en voorraadinformatie raadplegen. Artikelen maak je centraal aan, waardoor je bril A met A kunt vergelijken en niet dat bril A in een andere vestiging bril B is. Doordat je een centrale database hebt, dwingt het systeem je ook om volgens bepaalde protocollen en structuren te werken met elkaar. Door de uniforme data kun je ook betere rapportages maken, dit vind ik een van de belangrijkste voordelen.”

Eyeline: “Heeft u ook verbeterpunten?”
Bart: “In de database van ApolloCS zijn er in de loop van de tijd veel functionaliteiten erbij gekomen, waardoor zaken niet altijd meer op een logische plek staan. Het zou fijn zijn als er een duidelijke(re) structuur in de database zit. Dit heeft ook te maken met de flexibiliteit van het systeem. Gebruikers, hiermee bedoel ik collega opticiens en onze medewerkers, kunnen hun wensen aangeven waardoor de database niet ‘strak’ staat. Ik zou het fijner vinden als er vanuit de leverancier meer stramien in komt en je bijvoorbeeld top down een artikel aanmaakt in plaats van bottem up. Binnen Saton hebben we er daarom gekozen om dit op één centrale plek in de organisatie te doen. En niet dat iedereen in de database kan tikken en z’n eigen logische structuur binnen ApolloCS kiest. Eigenlijk is mijn wens dat er een marktstandaard komt zodat de database beter aansluit bij andere systemen, rapportageprogramma’s en EDI (koppeling met leveranciers) mogelijk maakt. Transparant en niet versleuteld zoals bijvoorbeeld de OCS lijsten.”

Eyeline: “Zou u ApolloCS aanraden aan andere opticiens?”
Bart: “Jazeker. Het is naar mijn weten het meest complete pakket en overal is aan gedacht. Of het even logisch is, die vraag is voor iedereen verschillend. Maar ApolloCS voorziet in alle automatiseringsvraagstukken die wij hebben.”

Over Apollo Optics

Een compleet software- en hardware systeem van B&F Groep, speciaal voor opticien en audicien. De mogelijkheden zijn legio. Met het oog hierop lichten we iedere maand een module uit dit pakket uit, verteld door collega’s uit de branche.

www.apollo-optics.nl

Reacties

Comments